Ihr Leitfaden für die Auswahl eines erstklassigen Projektmanagement-Beratungsunternehmens

Ein erfahrenes Beratungsunternehmen verfügt über reiche Erfahrung und fundiertes Know-how, um:

• Verbesserung des unterstützenden Umfelds, in dem das Projektmanagement durchgeführt werden soll
• Führungsqualitäten zu bieten, die die Umsetzung eines Projekts beschleunigen können.

Zu diesem Zweck stellen wir einen dreistufigen Leitfaden für die Auswahl von Qualitätsmanagement-Beratern vor.

Schritt 1: Kennen Sie Ihre Geschäftsanforderungen, die von einem Berater erfüllt werden sollen

Zuallererst müssen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele verstehen und definieren. (Dies sollte geschehen, bevor Sie Vorschläge, Erfahrungen und Qualifikationen von Beratungsunternehmen einholen). Wenn Sie Ihre (lang- und kurzfristigen) Unternehmensziele kennen, ist es wichtig zu verstehen, wie ein Projektberater zur erfolgreichen Umsetzung und zum Abschluss eines Projekts (und damit zur Erfüllung dieser Ziele) beitragen kann.

Um diese Ziele zu klären, müssen Sie:

• alle Faktoren berücksichtigen, die die definierten Ziele beeinflussen können
• alle besonderen Umstände oder Vorschriften berücksichtigen, die Ihr Unternehmen bei der Erreichung dieser Ziele beeinträchtigen können

Nach der vollständigen Identifizierung dieser Ziele müssen Sie das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter erfassen und die bestehenden Lücken ermitteln. Sobald die Lücken analysiert sind, kennen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens besser und können aus der Menge der in Frage kommenden Beratungsunternehmen eine Vorauswahl treffen.

Schritt 2: Wählen Sie die Projektmanagement-Beratung aus

Nachdem Sie Ihre Geschäftsziele definiert und analysiert haben, müssen Sie einen guten Auswahlprozess einrichten. Das Verfahren zur Auswahl des besten Projektmanagement-Beratungsunternehmens umfasst Folgendes:

• Zusammenstellung eines Auswahlteams
• Festlegen, wer die endgültige Entscheidung über die Auswahl treffen wird
• Einrichtung eines umfassenden Entscheidungsprozesses
• erneute Bestimmung der gewünschten Ergebnisse
• Vorbereitung eines RFI-Dokuments (Request for Information) zur Erstellung eines geeigneten RFP-Dokuments (Request for Proposal)
• Weiterleitung des RFI-Dokuments an Beratungsunternehmen
• Zusammenstellung der Liste der Beratungsunternehmen, die auf das RFI-Dokument geantwortet haben, entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen
• Auswahl von drei bis fünf Beratungsunternehmen und Übermittlung des RFP-Dokuments an diese

Schritt 3: Verhandlung der Bedingungen und des gesamten Vertrags mit dem ausgewählten Beratungsunternehmen

Seit Beginn des Prozesses zur Auswahl eines geeigneten Beratungsunternehmens besteht Ihr Ziel darin, die Umsetzung und vor allem die Ergebnisse des Portfolios zu verbessern. Nun werden Sie jedoch versuchen, jeden einzelnen Aspekt der Vertragsbedingungen auszuhandeln.

Sie müssen den Zeitplan für die Umsetzung diskutieren und analysieren, der von der Beratungsfirma angenommen wird. Zu den wichtigsten Aspekten, die Sie verhandeln müssen, gehören:

• Zeitplan (einschließlich wichtiger Etappenziele)
• Umfang der Dienstleistungen
• Zahlungsbedingungen
• Verantwortlichkeiten und Rollen des Personals
• Unvorhergesehenes bei Überschreitung des Budgets
• Kündigungsklauseln

Vergewissern Sie sich auch, dass Sie genau wissen, wie die Rechnung erstellt wird und wie die Fristen festgelegt werden.